Der SAP-Grundkurs für Einsteiger und Anwender

Olaf Schulz arbeitet als freiberuflicher Trainer im SAP-Bereich für SAP-Bildungspartner. Er verfügt über 15 Jahre Berufserfahrung in der IT und Organisation mit folgenden Schwerpunkten: Planung und Durchführung von Trainings, Erstellung von Trainingsunter-lagen, Projektmanagement, CRM-Einführung und Systembetreuung sowie Systement-wicklung und Netzwerkadministration. Zusammen mit den Fachabteilungen hat er deren Anforderungen analysiert und im SAP-System umgesetzt und im Unternehmen eingeführt. In seinem Buch möchte er Anwender und Seminarteilnehmer mit einem strukturierten, leicht verständlichen und vollständigen Buch, bei der Einarbeitung in das komplexe Thema SAP unterstützen. Seine Erfahrungen aus seiner Tätigkeit in der Anwenderbetreuung sowie aus den zahlreichen Schulungen, die er durchgeführt hat, fließen in dieses Buch ein.

  Video-Anleitungen zum Buch ... 15

  Über dieses Buch ... 17


TEIL I  Das Unternehmen SAP ... 27

  1.  Eine kurze Geschichte des Unternehmens SAP ... 29
       1.1 ... Die Anfänge: Von RF zu SAP R/3 ... 29
       1.2 ... SAP von der Jahrtausendwende bis heute ... 32

  2.  Wie funktioniert SAP-Software? ... 35
       2.1 ... Was bedeutet Standardsoftware? ... 35
       2.2 ... So wird das SAP-System an ein Unternehmen angepasst ... 36
       2.3 ... Was tun, wenn der Standard nicht reicht? ... 38
       2.4 ... Orientierung am Prozess ... 39
       2.5 ... Echtzeit ... 40
       2.6 ... Zentrale Daten -- dezentrales Arbeiten ... 40

  3.  Die wichtigsten SAP-Produkte im Überblick ... 43
       3.1 ... Das Gesamtpaket: SAP Business Suite ... 43
       3.2 ... Die zentrale Komponente: SAP ERP ... 44
       3.3 ... Kundenbeziehungen pflegen: SAP CRM ... 51
       3.4 ... Lieferantenbeziehungen optimieren: SAP SRM ... 52
       3.5 ... Die gesamte Lebenszeit eines Produktes: SAP PLM ... 52
       3.6 ... Für alle Elemente der Logistikkette: SAP SCM ... 53
       3.7 ... Lösungen für Branchen ... 55
       3.8 ... Spezielle Software für den Mittelstand ... 56
       3.9 ... Die nächste Softwaregeneration: SAP S/4HANA ... 58
       3.10 ... Die technische Basis: SAP NetWeaver ... 60


TEIL II  Grundlagen der Systembedienung ... 63

  4.  Organisationsstrukturen und Stammdaten ... 65
       4.1 ... Organisationsstrukturen ... 65
       4.2 ... Stammdaten ... 72
       4.3 ... Probieren Sie es aus! ... 78

  5.  So melden Sie sich am SAP-System an ... 79
       5.1 ... SAP Logon ... 79
       5.2 ... Wenn Sie sich das erste Mal anmelden ... 83
       5.3 ... So melden Sie sich am System an ... 86
       5.4 ... Die SAP-Benutzeroberfläche ... 87
       5.5 ... So melden Sie sich vom SAP-System ab ... 93
       5.6 ... Probieren Sie es aus! ... 94

  6.  Im SAP-System navigieren ... 95
       6.1 ... Navigationsmöglichkeiten im Überblick ... 95
       6.2 ... Navigieren über das SAP-Easy-Access-Menü ... 97
       6.3 ... Navigieren über Transaktionscodes ... 98
       6.4 ... So geben Sie Daten im SAP-System ein ... 103
       6.5 ... Die Eingabesuchhilfe ... 107
       6.6 ... Arbeiten mit Modi ... 108
       6.7 ... Probieren Sie es aus! ... 111

  7.  System-Layout und Benutzerdaten pflegen ... 113
       7.1 ... Verknüpfungen auf dem Desktop erstellen ... 113
       7.2 ... Eigene Benutzerdaten pflegen ... 114
       7.3 ... Favoriten erstellen ... 117
       7.4 ... Felder mit Parametern vorbelegen ... 123
       7.5 ... Daten halten, setzen und löschen ... 126
       7.6 ... Die Benutzeroberfläche anpassen ... 128
       7.7 ... Probieren Sie es aus! ... 130

  8.  Auswertungen und Berichte erstellen ... 131
       8.1 ... Standardberichte im SAP-System nutzen ... 131
       8.2 ... Standardberichte suchen und finden ... 135
       8.3 ... Listen nach Microsoft Excel exportieren ... 138
       8.4 ... Mit Varianten arbeiten ... 140
       8.5 ... Weitere Reporting-Möglichkeiten in SAP ERP ... 142
       8.6 ... Probieren Sie es aus! ... 143

  9.  Drucken ... 145
       9.1 ... Die Druckfunktionen im Überblick ... 145
       9.2 ... Mit Spool-Aufträgen arbeiten ... 147
       9.3 ... Standarddrucker ändern ... 151
       9.4 ... Bildschirmabzüge erstellen ... 153
       9.5 ... Probieren Sie es aus! ... 155

10.  Aufgaben automatisieren ... 157
       10.1 ... Hintergrundjobs ... 157
       10.2 ... Stapelverarbeitung (Batch-Input) ... 169
       10.3 ... Probieren Sie es aus! ... 176

11.  Mit Nachrichten und dem Business Workplace arbeiten ... 177
       11.1 ... Überblick über den Business Workplace ... 177
       11.2 ... Kurznachrichten versenden ... 179
       11.3 ... SAP Business Workflow ... 182
       11.4 ... Ablage ... 184
       11.5 ... Büroorganisation ... 185
       11.6 ... Probieren Sie es aus! ... 188

12.  Elektronischer Datenaustausch ... 189
       12.1 ... Überblick über den EDI-Prozess ... 189
       12.2 ... EDI in der Praxis ... 191
       12.3 ... Probieren Sie es aus! ... 192

13.  Hilfefunktionen nutzen ... 193
       13.1 ... Feldhilfen und Suchfenster ... 193
       13.2 ... Das Hilfe-Menü ... 197
       13.3 ... Die Hilfe anpassen ... 201
       13.4 ... Probieren Sie es aus! ... 203

14.  Das Rollen- und Berechtigungskonzept ... 205
       14.1 ... Berechtigungen ... 205
       14.2 ... Rollen ... 207
       14.3 ... Probieren Sie es aus! ... 209


TEIL III  Die wichtigsten Abläufe im SAP-System ... 211

15.  Materialwirtschaft ... 213
       15.1 ... Aufgaben der Materialwirtschaft ... 213
       15.2 ... Organisationsstrukturen ... 217
       15.3 ... Stammdaten ... 218
       15.4 ... Bestellung ... 232
       15.5 ... Bestandsführung ... 235
       15.6 ... Rechnungsprüfung ... 240
       15.7 ... Automatische Disposition ... 245
       15.8 ... Auswertungen ... 247

16.  Vertrieb ... 249
       16.1 ... Aufgaben des Vertriebs ... 249
       16.2 ... Organisationsstrukturen ... 252
       16.3 ... Stammdaten ... 253
       16.4 ... Kundenauftragsabwicklung ... 261
       16.5 ... Verfügbarkeitsprüfung ... 267
       16.6 ... Reklamationsbearbeitung (Retouren) ... 269
       16.7 ... Auswertungen ... 271

17.  Finanzbuchhaltung ... 273
       17.1 ... Aufgaben der Finanzbuchhaltung ... 273
       17.2 ... Organisationsstrukturen ... 278
       17.3 ... Bilanz und GuV erstellen ... 279
       17.4 ... Kreditorenrechnungen verarbeiten ... 284
       17.5 ... Debitorenrechnung verarbeiten ... 295
       17.6 ... Auswertungen ... 300

18.  Controlling ... 303
       18.1 ... Aufgaben des Controllings ... 303
       18.2 ... Organisationsstrukturen ... 308
       18.3 ... Gemeinkostencontrolling ... 309
       18.4 ... Produktkostencontrolling ... 315
       18.5 ... Ergebnisrechnung ... 319
       18.6 ... Auswertungen ... 324

19.  Personalwirtschaft ... 327
       19.1 ... Aufgaben der Personalwirtschaft ... 327
       19.2 ... Organisationsmanagement ... 330
       19.3 ... Personalbeschaffung ... 333
       19.4 ... Personaladministration ... 336
       19.5 ... Personalplanung und -entwicklung ... 341
       19.6 ... Personalzeitwirtschaft ... 343
       19.7 ... Personalabrechnung ... 345
       19.8 ... Auswertungen ... 348

20.  Fallbeispiel ... 351
       20.1 ... Das Beispielunternehmen ... 353
       20.2 ... Die Unternehmensstruktur ... 354
       20.3 ... Materialstammsätze anlegen ... 355
       20.4 ... Lieferantenstammsätze anlegen ... 357
       20.5 ... Einkaufsinfosätze anlegen ... 358
       20.6 ... Bestellung anlegen ... 359
       20.7 ... Wareneingang durchführen ... 361
       20.8 ... Rechnungsprüfung durchführen ... 363
       20.9 ... Offene Posten anzeigen (optional) ... 364
       20.10 ... Zahlungsausgang buchen ... 365
       20.11 ... Kundenstammsatz anlegen ... 367
       20.12 ... Materialstammsatz um Vertriebsdaten erweitern ... 368
       20.13 ... Konditionen anlegen ... 370
       20.14 ... Terminauftrag anlegen ... 371
       20.15 ... Auslieferung und Warenausgang durchführen ... 372
       20.16 ... Faktura erstellen ... 373
       20.17 ... Zahlungseingang buchen ... 374

  A.  Abkürzungen ... 377

  B.  Glossar ... 379

  C.  Schaltflächen, Tastenkombinationen und Funktionstasten ... 389

  D.  Der Autor ... 395

  Index ... 397

»Die Anwendung und Nutzung eines komplexen Systems wie der SAP-Software muss erarbeitet werden. Daher kommt es besonders auf Lehrmaterial an, das diesen Lernprozess vielfältig fördert. Der hier vorgestellte SAP-Grundkurs bietet neben Schritt-für-Schritt-Anleitungen auch den Zugriff auf unterstützendes Videomaterial an. (...) Die Kennzeichen dieses Buches sind u. a.: - Die klare Systematik durch eine tiefe Gliederung und insbesondere durch die Schritt-für-Schritt-Anleitungen. - Die hohe Anschaulichkeit durch eine Vielzahl von Abbildungen und Beispielen. - Die Verständlichkeit und Lesefreundlichkeit durch eine übersichtliche Textgestaltung und einen gut verstehbaren Schreibstil. Eine gezielte Video-Unterstützung: Zu wichtigen Vorgängen im SAP-System bietet das Buch den Zugriff auf kurze Filme. Den Angaben zufolge mit einer Gesamtspielzeit von fast drei Stunden. Der stichprobenweise Aufruf und Test dieses Zusatzmaterials verlief erfolgreich. Diese Filme können das Erlernen der Anwendung des SAP-Systems wirkungsvoll unterstützen. (...) Der Informationswert des Buches liegt in der Vermittlung der Grundlagen der Anwendung und Nutzung des SAP-Systems. Der Gebrauchswert kann darin liegen, das Buch als Einführungskurs bzw. als Einstiegshilfe zu nutzen. Es kann zudem als Nachschlagewerk zur Klärung oder Wiederholung bestimmter Funktionen oder Sachverhalte dienen. Insofern spricht diese Neuauflage bzw. dieses Lernmaterial sowohl Einsteiger als auch Anwender mit der »Informationstiefe Basiswissen« an.« HAUFE.de/Controlling 201609

»Die Anwendung und Nutzung eines komplexen Systems wie der SAP-Software muss erarbeitet werden. Daher kommt es besonders auf Lehrmaterial an, das diesen Lernprozess vielfältig fördert. Der hier vorgestellte SAP-Grundkurs bietet neben Schritt-für-Schritt-Anleitungen auch den Zugriff auf unterstützendes Videomaterial an.
(...)
Die Kennzeichen dieses Buches sind u. a.:
- Die klare Systematik durch eine tiefe Gliederung und insbesondere durch die Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
- Die hohe Anschaulichkeit durch eine Vielzahl von Abbildungen und Beispielen.
- Die Verständlichkeit und Lesefreundlichkeit durch eine übersichtliche Textgestaltung und einen gut verstehbaren Schreibstil.
Eine gezielte Video-Unterstützung: Zu wichtigen Vorgängen im SAP-System bietet das Buch den Zugriff auf kurze Filme. Den Angaben zufolge mit einer Gesamtspielzeit von fast drei Stunden. Der stichprobenweise Aufruf und Test dieses Zusatzmaterials verlief erfolgreich. Diese Filme können das Erlernen der Anwendung des SAP-Systems wirkungsvoll unterstützen.
(...)
Der Informationswert des Buches liegt in der Vermittlung der Grundlagen der Anwendung und Nutzung des SAP-Systems.
Der Gebrauchswert kann darin liegen, das Buch als Einführungskurs bzw. als Einstiegshilfe zu nutzen. Es kann zudem als Nachschlagewerk zur Klärung oder Wiederholung bestimmter Funktionen oder Sachverhalte dienen. Insofern spricht diese Neuauflage bzw. dieses Lernmaterial sowohl Einsteiger als auch Anwender mit der »Informationstiefe Basiswissen« an.«