Kassenführung – Bargeschäfte sicher dokumentieren

Der Autor ist seit etwa 15 Jahren Betriebsprüfer des Landes NRW. In dieser Eigenschaft ist er überwiegend mit Betriebsprüfungen im Bargeldgewerbe befasst. Darüber hinaus gehört er dem Dozententeam für Risikomanagement bei Bargeschäften an der Bundesfinanzakademie an. Außerhalb der Finanzverwaltung ist er als Fachbuchautor und Referent zum Thema Kassenführung in bargeldintensiven Unternehmen tätig. Die Brancheninformation wurde nicht in dienstlicher Eigenschaft verfasst. Sie gibt die persönliche Rechtsauffassung des Autors wieder.

1 Problembewusstsein
2 Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
2.1 Begriffsbestimmung
2.1.1 Steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
2.1.2 Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
2.1.3 Branchen- und gewerbespezifische Aufzeichnungspflichten
2.1.4 Aufzeichnungen nach dem Geldwäschegesetz
2.2 Konkretisierungen für elektronische Aufzeichnungen
2.3 Einteilung der Bücher
2.3.1 Grundbücher
2.3.2 Hauptbücher
2.3.3 Nebenbücher
2.3.4 Hilfsbücher
3 Anforderungen an Kassenaufzeichnungen
3.1 Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
3.2 Steuerliche Ordnungsvorschriften (§§ 145 - 147 AO)
3.2.1 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 AO)
3.2.2 Grundsatz der Vollständigkeit
3.2.3 Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht
3.2.4 Grundsatz der Zeitgerechtheit
3.2.5 Grundsatz der Unveränderbarkeit
3.2.6 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung (§ 147 AO)
3.3 Verantwortung
4 Arten der Kassenführung
4.1 Grundsätzliches
4.2 EDV-Registrierkassen ohne Einzelaufzeichnungen
4.3 Kassendefekte
4.4 Wechsel des Kassensystems
4.4.1 Produktivsystem mit digitalen Einzelaufzeichnungen
4.4.2 Produktivsystem ohne digitale Einzelaufzeichnungen
4.4.3 Anschaffung von Gebrauchtkassen
5 Offene Ladenkasse (OLK)
5.1 Begriffsbestimmung
5.2 OLK mit Einzelaufzeichnungen
5.3 OLK ohne Einzelaufzeichnungen
5.4 Mechanische Registrierkassen
5.4.1 Beschreibung
5.4.2 Rechtsfolgen
6 Geschlossene Ladenkasse
7 Registrier- und PC-Kassen(systeme)
7.1 Einführung in die Thematik
7.2 Geschichtliche Entwicklung
7.3 Funktion des Z-Bons
7.4 Funktionsweise von Registrier- und PC-Kassen
7.4.1 Zugangsberechtigung über Schlüssel und Codes
7.4.2 Berichtswesen
7.5 Aufzeichnungs-, Aufbewahrungs- und Vorlagepflichten ab 01.01.2017
7.5.1 Allgemeine Grundsätze
7.5.2 Verfahrensdokumentation – Grundpfeiler ordnungsmäßiger Kassenführung
7.5.3 Internes Kontrollsystem (IKS)
7.5.4 Stornobuchungen
7.5.5 Trennung der Entgelte
7.5.6 Registrierkassen ohne Einzelaufzeichnungen
8 Branchenspezifische Aufzeichnungen
8.1 Gastronomiebetriebe
8.2 Taxiunternehmen
8.2.1 Allgemeines
8.2.2 Inhalte eines Schichtzettels
8.2.3 Datenzugriff auf Taxameter
8.2.4 Ausgewählte Problembereiche im Taxigewerbe
8.3 Branchen mit Wiegesystemen
9 Der Tagesabschluss
9.1 Kassenführung im Vorsystem
9.2 Kassenführung mit Tabellenkalkulationsprogrammen
10 Datenzugriffsrecht
10.1 Allgemeines
10.2 Datenzugriff auf Vorsysteme
10.3 Erstqualifikationsrecht
10.4 Berufsgeheimnisse und Datenschutz
10.5 Kassenauslesung bei Geräten ohne Schnittstellen
11 Schätzung der Besteuerungsgrundlagen
11.1 § 158 AO – Das Einfallstor zur Schätzung
11.2 Formelle und sachliche Mängel
11.3 Vermutung der Richtigkeit
11.4 Beweis des Gegenteils
11.5 Rechtsfolgen
12 Häufige Fehlerquellen
12.1 Kassensturzfähigkeit
12.2 Führen von Neben- und Unterkassen
12.3 Hohe Kassenbestände
12.4 Kassenfehlbeträge
12.5 Telecash- und Kreditkartenumsätze
12.6 Kassenverluste
12.7 Wechselgeldrückgaben
12.8 Ausgabenkassen
12.9 Geldtransit
12.10 Privat verauslagte Aufwendungen
12.11 Privatentnahmen und Privateinlagen
12.12 Sammlung „loser“ Belege
12.13 Trinkgelder und Bedienungszuschläge
13 Kassenführung bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG
13.1 Allgemeines
13.2 Führung einer Geschäftskasse
13.3 Pflicht zur Einzelaufzeichnung
13.4 Anwendbarkeit des § 158 AO
14 Kassen-Nachschau ab 2018
14.1 Einleitung
14.2 Betroffene Systeme
14.3 Zeitpunkt der Nachschau
14.4 Zeitraum der Nachschau
14.5 Ablauf der Nachschau
14.5.1 Beginn
14.5.2 Mitwirkungspflichten
14.5.3 Abschluss der Kassen-Nachschau
14.6 Rechtsbehelfe
14.7 Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau
15 Änderungen zum 01.01.2020
15.1 Änderungen der Abgabenordnung
15.2 Taxonomie – künftiges Standardjournal für Kassendaten?
16 DATEV-Lösungen
16.1 DATEV Kassenbuch online
16.1.1 Einführung
16.1.2 Programmziel
16.1.3 Programminhalt
16.2 DATEV Datenprüfung comfort
16.3 DATEV Kassenarchiv online
17 Anhang
17.1 BMF-Schreiben vom 09.01.1996
17.2 BMF-Schreiben vom 26.11.2010
17.3 Gesetzestext § 146a Abgabenordnung
17.4 Kassensicherungsverordnung vom 26.09.2017
17.5 Checkliste zur Kassenführung

In Betriebsprüfungen bei bargeldintensiven Unternehmen ist die Kassenführung immer Prüfungsschwerpunkt. Kassenaufzeichnungen, die nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entsprechen, stellen ein hohes Risikopotenzial für Unternehmer dar. Entdeckt der Betriebsprüfer formelle oder materielle Mängel, hat dies regelmäßig empfindliche Steuernachzahlungen zur Folge. Als tragende Säulen der GoB bestimmen sowohl das Handelsgesetzbuch (HGB) als auch die Abgabenordnung (AO), dass Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar vorzunehmen sind. Ergänzend wurde mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 klargestellt, dass jeder Geschäftsvorfall grundsätzlich einzeln aufgezeichnet werden muss. Das gilt für die digitale Aufzeichnung von Betriebseinnahmen ebenso wie für Aufzeichnungen auf Papier. Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht sind nur noch in engen Grenzen möglich. Nach Organisation und Technik der Kasse muss durch geeignete Maßnahmen sichergestellt sein, dass jeder Geschäftsvorfall zeitgerecht erfasst und verbucht wird. Das setzt eine ausreichende Belegsicherung und die Gewährleistung der Unverlierbarkeit des Geschäftsvorfalls voraus. Der Anwendungserlass zu § 146 AO vom Juni 2018 (Einzelaufzeichnungspflicht) konkretisiert die Vorgaben für die Umsetzung in der Praxis. Seit dem 01.01.2015 gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), die nicht unbeachtet gelassen werden dürfen, wenn man die Schätzung seiner Besteuerungsgrundlagen vermeiden möchte. Die GoBD konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten. Der Kreis der Unternehmer, der sich zur Erfassung der Betriebseinnahmen eines digitalen Erlöserfassungssystems bedient (z. B. Registrierkasse), konnte sich bis zum 31.12.2016 noch auf einen vereinfachenden Erlass des Bundesfinanzministeriums vom 09.01.1996 zurückziehen. Mit dessen Aufhebung gilt seit dem 01.01.2017 generell, dass sämtliche Einzelaufzeichnungen aus elektronischen Vorsystemen einzeln und in maschinell auswertbarer Form vorgelegt werden müssen. Dem Z-Bon kommt insoweit keine Aussagekraft mehr zu – die Vollständigkeit der Tageseinnahmen lässt sich damit nicht belegen. Zu den Betriebsprüfungen hat sich seit dem 01.01.2018 das neue Instrument der Kassen-Nachschau hinzu gesellt (§ 146b Abgabenordnung). Danach dürfen Amtsträger der Finanzbehörden unangekündigt die Geschäftsräume betreten und sofort Einblick in die Bücher und Aufzeichnungen einschließlich der Kassendaten nehmen. Auch hierzu wurden die Vorgaben für die Umsetzung in der Praxis im Mai 2018 durch einen Anwendungserlass zu § 146b AO konkretisiert. Schließlich werfen weitere Änderungen ihre Schatten voraus. Zum 01.01.2020 sind elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu schützen (§ 146a Abgabenordnung). So ist und bleibt die Kasse eine der zentralen Herausforderungen im Bargeldgewerbe. Gerade weil die wachsenden Anforderungen an die formelle Ordnungsmäßigkeit vielen Unternehmern kaum noch erfüllbar erscheinen, muss für den Nachweis der materiellen Richtigkeit Sorge getragen werden. Detaillierte Einzelaufzeichnungen und eine zielgerichtete EDV-Unterstützung können einen erheblichen Teil dazu beitragen. In diesem Sinne soll auch die vor Ihnen liegende zweite Auflage des Werks bei der Umsetzung der Vorschriften in der täglichen Praxis helfen. Begleitend ist Ihr Steuerberater der richtige Ansprechpartner, um die betrieblichen Abläufe in Ihrem Unternehmen zu analysieren, die Art der Aufzeichnungen festzulegen und die Kassenführung regelkonform zu organisieren. Gemeinsam mit der DATEV bietet er Lösungen an, um der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegensehen können. Sich darauf optimal vorzubereiten spart nicht nur Ärger, es dient auch dem Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen. Duisburg, im Juni 2018 Gerd Achilles

In Betriebsprüfungen bei bargeldintensiven Unternehmen ist die Kassenführung immer Prüfungsschwerpunkt. Kassenaufzeichnungen, die nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entsprechen, stellen ein hohes Risikopotenzial für Unternehmer dar. Entdeckt der Betriebsprüfer formelle oder materielle Mängel, hat dies regelmäßig empfindliche Steuernachzahlungen zur Folge.Als tragende Säulen der GoB bestimmen sowohl das Handelsgesetzbuch (HGB) als auch die Abgabenordnung (AO), dass Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar vorzunehmen sind. Ergänzend wurde mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 klargestellt, dass jeder Geschäftsvorfall grundsätzlich einzeln aufgezeichnet werden muss. Das gilt für die digitale Aufzeichnung von Betriebseinnahmen ebenso wie für Aufzeichnungen auf Papier. Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht sind nur noch in engen Grenzen möglich. Nach Organisation und Technik der Kasse muss durch geeignete Maßnahmen sichergestellt sein, dass jeder Geschäftsvorfall zeitgerecht erfasst und verbucht wird. Das setzt eine ausreichende Belegsicherung und die Gewährleistung der Unverlierbarkeit des Geschäftsvorfalls voraus. Der Anwendungserlass zu 146 AO vom Juni 2018 (Einzelaufzeichnungspflicht) konkretisiert die Vorgaben für die Umsetzung in der Praxis.Seit dem 01.01.2015 gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), die nicht unbeachtet gelassen werden dürfen, wenn man die Schätzung seiner Besteuerungsgrundlagen vermeiden möchte. Die GoBD konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten.Der Kreis der Unternehmer, der sich zur Erfassung der Betriebseinnahmen eines digitalen Erlöserfassungssystems bedient (z. B. Registrierkasse), konnte sich bis zum 31.12.2016 noch auf einen vereinfachenden Erlass des Bundesfinanzministeriums vom 09.01.1996 zurückziehen. Mit dessen Aufhebung gilt seit dem 01.01.2017 generell, dass sämtliche Einzelaufzeichnungen aus elektronischen Vorsystemen einzeln und in maschinell auswertbarer Form vorgelegt werden müssen. Dem Z-Bon kommt insoweit keine Aussagekraft mehr zu - die Vollständigkeit der Tageseinnahmen lässt sich damit nicht belegen.Zu den Betriebsprüfungen hat sich seit dem 01.01.2018 das neue Instrument der Kassen-Nachschau hinzu gesellt ( 146b Abgabenordnung). Danach dürfen Amtsträger der Finanzbehörden unangekündigt die Geschäftsräume betreten und sofort Einblick in die Bücher und Aufzeichnungen einschließlich der Kassendaten nehmen. Auch hierzu wurden die Vorgaben für die Umsetzung in der Praxis im Mai 2018 durch einen Anwendungserlass zu 146b AO konkretisiert. Schließlich werfen weitere Änderungen ihre Schatten voraus. Zum 01.01.2020 sind elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu schützen ( 146a Abgabenordnung).So ist und bleibt die Kasse eine der zentralen Herausforderungen im Bargeldgewerbe. Gerade weil die wachsenden Anforderungen an die formelle Ordnungsmäßigkeit vielen Unternehmern kaum noch erfüllbar erscheinen, muss für den Nachweis der materiellen Richtigkeit Sorge getragen werden. Detaillierte Einzelaufzeichnungen und eine zielgerichtete EDV-Unterstützung können einen erheblichen Teil dazu beitragen.In diesem Sinne soll auch die vor Ihnen liegende zweite Auflage des Werks bei der Umsetzung der Vorschriften in der täglichen Praxis helfen.Begleitend ist Ihr Steuerberater der richtige Ansprechpartner, um die betrieblichen Abläufe in Ihrem Unternehmen zu analysieren, die Art der Aufzeichnungen festzulegen und die Kassenführung regelkonform zu organisieren. Gemeinsam mit der DATEV bietet er L