Arbeitszeugnisse formulieren und entschlüsseln

Christian Püttjer und Uwe Schnierda kennen die Wünsche und Hoffnungen, aber auch Sorgen und Nöte von Bewerberinnen und Bewerbern seit über 25 Jahren. Ihre umfassenden Erfahrungen aus der Optimierung von Bewerbungsunterlagen, aus Einzelcoachings und aus Seminaren bringen sie in ihre praxisnahen Ratgeber ein.

Schneller zum besseren Arbeitszeugnis 9
Wie Sie zwischen den Zeilen lesen 10
1.Zeugnis-Test – die zwanzig schlimmsten Fehler 12
Machen Sie den Zeugnis-Test 12
Auswertung 23
2.Und was ist mit dem Geheimcode? 24
3.So sind Arbeitszeugnisse aufgebaut 28
4.Beispielzeugnisse aus der Praxis 33
Beispiel 1: Zeugnis Disponent 37
Beispiel 2: Zeugnis Verkaufsassistentin 41
Beispiel 3: Zeugnis Einkäufer 45
Beispiel 4: Zeugnis Leiterin Qualitätsmanagement 49
Beispiel 5: Zeugnis Vertriebsleiter 51
Beispiel 6: Zeugnis Kaufmännische Angestellte 57
Beispiel 7: Zeugnis Steuerfachgehilfin 61
Beispiel 8: Zeugnis Technischer Mitarbeiter 65
Beispiel 9: Zeugnis Industriemechaniker 69
Beispiel 10: Zeugnis Zahnarzthelferin 73
Beispiel 11: Zeugnis Erzieherin 77
Beispiel 12: Zeugnis Betriebsmeister 79
Beispiel 13: Zeugnis Controlling-Leiter 83
Beispiel 14: Zeugnis Produktlinienmanager 88
Beispiel 15: Zeugnis Marketing-Analyst 93
Beispiel 16: Zeugnis Mediaberaterin 97
Beispiel 17: Zeugnis Mitarbeiter Sales 102
Beispiel 18: Zeugnis Bürokauffrau 104
Beispiel 19: Zeugnis Personalleiterin 106
Beispiel 20: Zeugnis Personalreferent 111
Beispiel 21: Zeugnis Speditionskaufmann 115
Beispiel 22: Zeugnis Sekretärin 117
Beispiel 23: Zeugnis KFZ-Mechatroniker 121
Beispiel 24: Zeugnis Logistikmitarbeiter 123
Beispiel 25: Zeugnis Wachmann 125
Beispiel 26: Zeugnis Assistentin der Geschäftsleitung 129
Beispiel 27: Zwischenzeugnis Entwicklungsingenieur 131
Beispiel 28: Zwischenzeugnis Marketingreferentin 136
Beispiel 29: Zwischenzeugnis Elektrotechniker 140
Beispiel 30: Zwischenzeugnis Pharmareferentin 144
Beispiel 31: Trainee-Zeugnis 149
Beispiel 32: Ausbildungszeugnis (kaufmännisch) 154
Beispiel 33: Ausbildungszeugnis (Handwerk) 158
Beispiel 34: Praktikantenzeugnis (Studium Technik) 160
Beispiel 35: Praktikantenzeugnis (Studium
Wirtschaft) 164
5.Tipps zum Verfassen Ihres
eigenen Arbeitszeugnisses 166
6.Die Aufgabenbeschreibung –
der Kern Ihres Arbeitszeugnisses 169
7.Strittige Fälle – Ihre Rechte als Arbeitnehmer 179
8.Zwischenzeugnisse – Sonderfall für Halbzeitbeurteilungen 182
9.Beispielformulierungen für Arbeitszeugnisse 185
Formulierungen für Zeugniseinleitungen 185
Einführung in den Aufgabenblock 187
Formulierungen für einzelne Leistungsbeurteilungen 188
Formulierungen für das Führungsverhalten 209
Formulierungen für zusammenfassende
Leistungsbeurteilungen 212
Formulierungen für das Sozialverhalten 215
Schlussformulierungen 222
Spezielle Formulierungen für Zwischenzeugnisse 229
Mehr Erfolg durch aussagekräftige Zeugnisse 234
Register 236

Schneller zum besseren Arbeitszeugnis Wissenschaftliche Untersuchungen zum Wert von Arbeitszeugnissen haben in den letzten Jahren erneut bestätigt, dass zwar nicht jede Personalmitarbeiterin und jeder Personalberater bis ins letzte Detail mit den ausgeklügelten Formulierungen vertraut ist. Dennoch werden der Aufgabenblock, die Gesamtnote und der wichtige Schlussabsatz sowohl von sogenannten „Schnelllesern“ wie auch von geschulten „Detailexperten“ erfasst. Ein professionell erstelltes Zeugnis ist deshalb unverzichtbar. Daher sollten auch Sie Ihren Arbeitszeugnissen rechtzeitig die Aufmerksamkeit zukommen lassen, die sie verdienen. In den allermeisten Fällen verläuft die berufliche Entwicklung über einige Jahrzehnte. Das berufliche Fortkommen hängt dabei nicht unerheblich von Arbeitszeugnissen ab. Nach einem Praktikum, nach der Probezeit, während der ersten Berufsjahre, vor einer anstehenden Beförderung oder beim Verlassen eines Unternehmens – Zeugnisse spielen in diesen Situationen eine herausragende Rolle. Inhalt und Wortlaut dieser Dokumente können darüber entscheiden, ob die Person in ein festes Arbeitsverhältnis übernommen wird, ob die beruflichen Leistungen eine Beförderung rechtfertigen und vor allem, ob eine Bewerberin oder ein Bewerber mit zusätzlichen Argumenten in Schriftform neue Arbeitgeber überzeugen kann. Je besser ein Bewerber mit seinen Zeugnissen dokumentieren kann, welche speziellen Erfahrungen er in seinen verschiedenen beruflichen Stationen gesammelt hat, desto interessanter wird er für neue Arbeitgeber. Daher werden wir Ihnen in diesem Ratgeber nicht nur erläutern, wie gute Zeugnisbewertungen aussehen, sondern Ihnen auch zeigen, welche entscheidende Rolle einer aussagekräftigen Aufgabenbeschreibung zukommt. Denn sie macht Ihr individuelles berufliches Profil für andere nachvollziehbar. Arbeitszeugnisse stellen also eine Art Quittung für die geleistete Arbeit dar. Dabei gilt, dass die Aussagen selbstverständlich der Wahrheit entsprechen müssen und dass Zeugnisse das weitere Fortkommen des Arbeitnehmers nicht unnötig erschweren dürfen. Schlechte Noten muss der Aussteller deshalb belegen können, und auch einmalige Ausrutscher des Arbeitnehmers dürfen im Zeugnis nicht dokumentiert werden. Das Arbeitszeugnis hat somit auch eine gewisse Schutzfunktion. Wie Sie zwischen den Zeilen lesen Wenn es um das Verstehen von Arbeitszeugnissen geht, sind die betroffenen Arbeitnehmer im Gegensatz zu Personalprofis meist klar im Nachteil – schließlich sind sie nicht so professionell geschult wie die Experten aus den Personalabteilungen. Dort gehört das Verfassen von Zeugnissen zur täglichen Arbeit. Ganz anders sieht das für die Beurteilten aus, denn die meisten bekommen nur alle paar Jahre ein Arbeitszeugnis oder ein Zwischenzeugnis ausgehändigt. Aber gerade deswegen möchte man natürlich wissen, was die Sätze im Einzelnen bedeuten und ob im Zeugnis womöglich missverständliche oder sogar abwertende Formulierungen enthalten sind. Wenn Sie im Vorstellungsgespräch auf schlechte Zeugnisse oder missverständliche Formulierungen angesprochen werden – oder im schlimmsten Fall gar nicht erst eingeladen werden –, ist es bereits zu spät, denn dann haben Sie kaum noch Möglichkeiten, etwas zu ändern. Nutzen Sie lieber rechtzeitig unser Expertenwissen, um überzeugende Zeugnisse selbst auszuarbeiten oder um die Entwürfe der Personalabteilungen zu verstehen und zu Ihren Gunsten abzuändern. Auch in unserer Beratungspraxis gehört die Überprüfung von Arbeitszeugnissen zu unserer täglichen Arbeit. Wir finden eigentlich immer Mehrdeutigkeiten, Fehler oder Abwertungen, die sich aber mit etwas Engagement und überzeugenden Argumenten durchaus beseitigen lassen. Lassen Sie sich in diesem Praxisratgeber anhand zahlreicher Vorher-nachher-Beispiele zeigen, wie Sie missverständliche Bewertungen, negative Aussagen und Kritik erkennen, welche Formulierungen ein gutes Arbeitszeugnis auszeichnen, welche Formulierungen für welche Note stehen, welche Elemente ein qualifiziertes Zeugnis enthalten muss, wie Sie eine aussagekräftige Aufgabenbeschreibung verfassen, welche Besonderheiten für Zwischenzeugnisse gelten, wie Sie Ihr Arbeitszeugnis mit dem Arbeitgeber taktisch klug verhandeln und welche Argumente Ihnen im Streitfall weiterhelfen. Insgesamt haben wir für Sie eine Auswahl von 60 Arbeitszeugnissen zusammengestellt, die wir direkt unserer Beratungspraxis entnommen haben. Darüber hinaus enthält dieser Ratgeber auch mehr als 1 200 Textbausteine und Formulierungshilfen zu allen wichtigen Elementen von Arbeitszeugnissen. Analysieren Sie mithilfe unserer Vorlagen und Beispiele Ihre eigenen Zeugnisse. Lassen Sie sich zeigen, wie Sie selbst überzeugende Zeugnisse verfassen oder kritische Sätze verbessern, wie Sie in Verhandlungen mit Ihrem Arbeitgeber selbstbewusst auftreten und sich in strittigen Fällen mit den richtigen Argumenten gegenüber den Personalabteilungen durchsetzen. 1.Zeugnis-Test – die zwanzig schlimmsten Fehler Für unsere Kundinnen und Kunden optimieren wir täglich Arbeitszeugnisse. Oft geht es um viele Kleinigkeiten, die aber in der Summe bedeutsam sind. Klingt der Einleitungsabsatz überzeugend? Ist die Aufgabenbeschreibung nicht zu knapp geraten? Was ist mit der engagierten Mitarbeit in Projektgruppen? Werden Überzeugungsstärke oder Verhandlungsgeschick deutlich? Und wie lässt sich der professionelle Umgang mit Kunden besser beschreiben? Stellen Sie Ihr Arbeitszeugnis auf den Zeugnis-Prüfstand. Wir haben schon Tausende von Zeugnissen gründlich analysiert und kompetent verbessert – profitieren Sie davon! In unserem Zeugnis-Test haben wir für Sie die zwanzig häufigsten Fehler in Zeugnissen zusammengefasst. Und nicht nur das, wir liefern Ihnen auch gleich für jeden dieser typischen Fehler einen Lösungsansatz. Denn Sie wollen ja nicht nur verstehen, was in Ihrem Arbeitszeugnis steht, sondern auch konkrete Tipps und Hinweise dazu bekommen, wie sich gefundene Fehler ausmerzen lassen. Machen Sie den Zeugnis-Test Nehmen Sie eine Kopie Ihres Arbeitszeugnisses beziehungsweise den Entwurf Ihrer Firma zur Hand. Überprüfen Sie, ob und wie viele der zwanzig schlimmsten Fehler Ihr Zeugnis enthält. Fehler 1: Die Zeugniseinleitung ist passiv formuliert Heißt es im Zeugnis zum Beispiel »Wir bestätigen Frau Gabriele Schmidt, dass sie bei uns in der Zeit vom 01.01.2010 bis zum 31.12.2014 beschäftigt war«, dann handelt es sich um eine sogenannte passive Zeugniseinleitung. Die passive Formulierung »beschäftigt war« ist schon schlimm genug, zusammen mit der Einleitung »Wir bestätigen …« ist das fast ein Todesurteil für das gesamte Arbeitszeugnis. Meine Zeugniseinleitung ist passiv formuliert. ja nein Lösung:  Verlangen Sie von der Firma eine aktive Einleitungsformulierung mit dem Verb »tätig«, also etwa so: »Frau Gabriele Schmidt, geb. am 07.11.1977, war für unser Unternehmen vom 01.01.2010 bis zum 31.12.2014 als Mitarbeiterin in der Buchhaltung tätig.« Fehler 2: Wichtige Tätigkeiten fehlen Der Aufgabenblock ist eines der zentralen Elemente im Zeugnis. Künftige Arbeitgeber wollen schließlich genau wissen, was Sie am alten Arbeitsplatz gemacht haben. Wenn Sie etwa ein Jahr für eine Firma tätig waren, sollte Ihre Aufgabenbeschreibung mindestens fünf, besser sieben Arbeitsaufgaben enthalten. Meine Aufgabenbeschreibung enthält weniger als fünf Arbeitsaufgaben. ja nein Lösung:  Schauen Sie in Ihren Arbeitsvertrag, Ihre Stellenbeschreibung oder, falls noch vorhanden, die damalige Stellenanzeige. Oder schreiben Sie selbst die Aufgaben auf, die Sie mittlerweile zusätzlich übernommen haben. Fordern Sie, dass die wesentlichen von Ihnen erledigten Aufgaben auch ins Zeugnis aufgenommen werden. Fehler 3: Die Einzelnoten haben keinen Bezug zu den Arbeitsaufgaben Im Arbeitszeugnis finden Sie Einzelnoten beispielsweise zu Ihrem Fachwissen, Ihrer Arbeitsmotivation, Ihrer Arbeitsweise und Ihren Arbeitserfolgen. Viele dieser Einzelbewertungen, die direkt auf die Aufgabenbeschreibung folgen, klingen oft standardisiert und oberflächlich. Sie scheinen dann gar keinen Bezug zu den tatsächlichen Aufgaben zu haben. So sollte es beispielsweise zum Fachwissen nicht bloß heißen »Herr Müller verfügt über fundierte Fachkenntnisse«, sondern besser »Herr Müller verfügt über fundierte und umfangreiche Fachkenntnisse in Vermarktungs- und Präsentationskonzepten«. Die Mehrzahl meiner Einzelbewertungen bezieht sich nicht auf meine Arbeitsaufgaben. ja nein Lösung:  Überprüfen Sie mithilfe unserer vielen Positivbeispiele für gelungene Arbeitszeugnisse weiter hinten im Buch systematisch Ihre Einzelbewertungen. Orientieren Sie sich dabei vor allem an den Einzelnoten, die einen direkten Bezug zu vorher beschriebenen Aufgaben haben. Machen Sie Ihrer Firma dann entsprechende Verbesserungsvorschläge für Ihre Einzelbewertungen. Fehler 4: Sonderaufgaben und Projektarbeiten bleiben unerwähnt Arbeitgeber sind immer auf der Suche nach Mitarbeitern, die mehr als der Durchschnitt leisten – Sonderaufgaben oder Projektarbeiten sollten daher auch im Zeugnis genannt werden. Wir erleben in unserer Beratungspraxis, dass jeder etwas Besonderes zu bieten hat. Vielleicht haben Sie auch Auszubildende angelernt oder Kollegen in eine neue Software eingearbeitet, sind in Projektgruppen aktiv gewesen oder haben in Qualitätszirkeln mitgearbeitet. Ich habe Sonder- und Zusatzaufgaben übernommen, die nicht im Zeugnis auftauchen. ja nein Lösung:  Schreiben Sie die von Ihnen ausgeübten Sonder-, Zusatz- und Projektarbeiten auf. Sorgen Sie dafür, dass diese Extraaufgaben entweder in den allgemeinen Aufgabenblock aufgenommen werden oder im Bewertungsblock nach einer Formulierung wie »Besonders hervorzuheben ist, dass Frau Schmidt …« auftauchen. Fehler 5: Das persönliche Engagement wird nicht deutlich Eigentlich alle Firmen wünschen sich von ihren Mitarbeitern, dass sie eigenmotiviert und ausdauernd an ihre Arbeitsaufgaben herangehen. Werden regelmäßig wichtige Anregungen zum Beispiel in den Bereichen Arbeitsorganisation, Kundenansprache oder Servicequalität gegeben, sollte dieses Engagement auch im Zeugnis beschrieben werden. Ich vermisse in meinem Zeugnis einen Hinweis auf mein Engagement und die ständig von mir gegebenen Impulse zur Verbesserung von Arbeitsabläufen. ja nein Lösung:  Erinnern Sie Ihren Vorgesetzten daran, dass er Vorschläge von Ihnen geprüft, gelobt und umgesetzt hat. Beziehen Sie sich auf positiv verlaufene Mitarbeitergespräche (Jahresgespräche). Und weisen Sie darauf hin, dass Sie Ihre engagierte Mitarbeit auch im Zeugnis dokumentiert haben möchten. Fehler 6: Weiterbildungen werden nicht genannt Nicht jede Weiterbildung muss auch im Arbeitszeugnis auftauchen. Inakzeptabel wäre aber, wenn umfangreiche Fachweiterbildungen oder intensive Produktschulungen nicht im Zeugnis dargestellt werden. Mein Zeugnis enthält keine Angaben zu meiner Weiterbildungsbereitschaft. ja nein Lösung:  Erinnern Sie Ihre Firma daran, dass Sie sich regelmäßig und zum Nutzen des Unternehmens fortgebildet haben, gegebenenfalls sogar auf eigene Kosten und in Ihrer Freizeit.