2.1 Was es bedeutet, effektiv zu sein

Effektiv handeln. Arbeit effektiv erledigen. Effektiver werden. Diese Redewendungen hören wir im heutigen Arbeitsalltag und auch im Privatleben allzu häufig. Wovon reden wir aber eigentlich, wenn wir so etwas sagen? Was heißt »Effektivität« genau?

2.2 Effektivität und Effizienz

Die reine Begriffsdefinition von Effektivität ist, wie wir gerade gesehen haben, einfach. Im allgemeinen Sprachgebrauch und im Alltag jedoch wird der Begriff Effektivität oft gleichgesetzt oder sogar verwechselt mit »Effizienz«. Man spricht von »effektiver werden« und meint damit eigentlich »schneller arbeiten«, was zur Effizienz gehört. Fakt ist: Die beiden Begriffe werden selten sauber unterschieden. Selbst der Duden beschreibt Effektivität und Effizienz als Synonyme. Worin also unterscheiden sich die beiden Begriffe?

Während bei Effektivität das gewünschte Ziel im Vordergrund steht, fragt Effizienz nach dem nötigen Aufwand, um dieses Ziel zu erreichen: Wie viel Zeit oder Ressourcen benötigt die Erledigung dieser Aufgabe?

• Das heißt einerseits: Ich kann effektiv sein, ohne dabei effizient zu sein. Mein Ziel kann ich nämlich auch erreichen, ohne dabei auf die benötigten Ressourcen (Zeit, Energie, Budget u. a.) zu achten.
• Das heißt andererseits: Ich kann sehr effizient handeln, ohne dabei effektiv zu sein. Wenn ich zwar sehr zeitsparend/ressourcenschonend arbeite, dennoch aber mein Ziel verfehle, bin ich nicht effektiv.

Die folgende Grafik verdeutlicht den Unterschied zwischen effektivem und effizientem Handeln.

Handlung 1 führt am gewünschten Ziel vorbei – ist also nicht effektiv. Sie ist jedoch effizient, weil man mit möglichst geringem Ressourcenaufwand handelt.

Die Handlungen 2 und 3 erreichen das gewünschte Ziel und sind damit effektiv. Dabei ist die Variante 2 sowohl effektiv als auch effizient. Die 3. Variante erlaubt zahlreiche Kurven (= hoher Mitteleinsatz) – sie ist also nicht effizient, sondern nur effektiv.

Handlung 4 verfehlt das Ziel ganz. Sie ist nicht effektiv. Noch dazu werden viele Ressourcen aufgewendet – sie ist also noch nicht mal effizient.

Das folgende Beispiel von vier Kollegen, die ein und dasselbe Ziel haben, verdeutlicht die Unterschiede der vier Vorgehensweisen.

2.3 Muss man immer effektiv sein?

Die Antwort auf diese Frage lautet: Ja – und nein. Ja, denn es ist sinnvoll, seine Energie für die »richtigen« Dinge einzusetzen. Voraussetzung hierfür ist es, sich darüber klar zu werden, was denn diese »richtigen« Dinge sind. Für welche Ziele lohnt es sich, effektiv, also zielorientiert, zu handeln?

Eine mögliche Antwort auf diese Frage liefert der US-amerikanische Effektivitätsexperte Stephen R. Covey mit seinem Kreismodell. Es unterscheidet nach Einflussbereichen unseres Handelns.

• Von mir allein steuerbar – Circle of Control: Das ist Ihr eigener Hoheitsbereich, der Bereich, in dem Sie nicht abhängig sind von anderen. Hier haben Sie die Kontrolle. Hier können Sie direkt Veränderungen bewirken. Hier lohnen sich Zeit- und Energieeinsatz am ehesten. Sie möchten Ihren Schreibtisch umorganisieren? Sie möchten sich ein sportliches Ziel setzen, z. B. einen kleinen Marathon laufen? Tun Sie es und investieren Sie Zeit – hier lohnt es sich am meisten.
• Von mir beeinflussbar – Circle of Influence: Hier sind Sie Teil eines Teams, eines Unternehmens, einer Familie. Sie haben zwar Einfluss auf eine Veränderung, aber nur bedingt und meist nur in Abstimmung mit den anderen Beteiligten. Beispiele sind die Urlaubsplanung mit der Familie, neue Projekte im Team. Es lohnt sich auch hier Veränderungen anzustreben. Sprechen Sie die Dinge an, die Ihnen wichtig sind, und versuchen Sie, Ihre Ziele gemeinsam mit den anderen zu realisieren.
• Betrifft mich – Circle of Concern: Hier sind Sie betroffen, haben aber keinerlei Möglichkeit, schnell etwas zu verändern. Typische Beispiele sind fest definierte Prozesse und Normen oder gesetzliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen. Sie können hier kurzfristig nichts beeinflussen und müssen Dinge tun, die von anderen bestimmt werden.

Die Schlussfolgerungen aus diesem Ansatz: Setzen Sie Ihre...