Controlling für Nicht-Controller

Reinhard Bleiber ist Diplomkaufmann und trägt seit vielen Jahren in der Geschäftsleitung mittelständischer Produktions- und Handelsunternehmen die kaufmännische Gesamtverantwortung. Ein Schwerpunkt seiner Tätigkeit liegt im Controlling. In diesem Bereich ist er als Fachautor für die Haufe Mediengruppe und als Berater tätig.

VORWORT

WEGWEISER

1 DIE BASICS: DAS MÜSSEN SIE ÜBER CONTROLLING WISSEN
1.1 So lesen Sie Controllingberichte richtig
1.2 Probleme erkennen
1.3 Die Gründe für Planabweichungen analysieren
1.4 Was die Herkunft der Daten im Controllingbericht verrät
1.5 Starten Sie die richtigen Maßnahmen

2 CONTROLLINGINSTRUMENTE FÜR IHREN WERKZEUGKASTEN
2.1 So arbeiten Sie mit Kennzahlen
2.2 Analysen zur Entscheidungsvorbereitung
2.3 Planung kann ganz einfach sein
2.4 So behandeln Sie indirekte Kosten

3 CONTROLLING IN DEN EINZELNEN BEREICHEN
3.1 Controlling für jeden Bereich
3.2 Finanzcontrolling
3.3 Investitionscontrolling
3.4 IT6Controlling
3.5 Vertriebscontrolling
3.6 Personalcontrolling
3.7 Marketingcontrolling
3.8 Entwicklungscontrolling
3.9 Controlling in der Fertigung
3.10 Controlling in der Logistik

4 DIE GRÖßTEN CONTROLLINGFALLEN - UND WIE SIE SIE VERMEIDEN
4.1 Blind in die Falle getappt
4.2 Wer statische und dynamische Werte verwechselt, sitzt in der Falle
4.3 Einzelne Kennzahlen führen in die Falle!
4.4 Abweichungen ohne Gegenwehr
4.5 Wer Maßnahmen nicht kontrolliert, der versagt!
4.6 Wo sind die positiven Werte geblieben?
4.7 Kosten überwachen kostet Geld - die Kostenfalle

STICHWORTVERZEICHNIS

Die Anzahl an Controllingberichten, die jeder von uns auf seinem Schreibtisch findet, steigt. Das bedeutet nicht nur mehr Arbeit, da jeder Bericht durchgelesen werden will. Das bedeutet auch steigende Chancen für den Erfolg der eigenen Arbeit. Voraussetzung ist, dass die Berichte richtig gelesen werden und die Probleme, die sich in den Zahlen verstecken, vom Leser erkannt werden. Wer in der Lage ist, Controllingberichte richtig zu analysieren und zu beurteilen, kann daraus wirkungsvolle Maßnahmen zur Verbesserung des Unternehmensergebnisses ableiten. Nur wer das Basiswissen beherrscht, kann auf Dauer die Controllingarbeit erfolgreich nutzen. ACHTUNG: Erfolgreiche Führung ist durch fachliches Können gepaart mit Motivationsfähigkeit und Vorbildfunktion gekennzeichnet. Controlling ist immer nur ein Hilfsmittel für die Führungsarbeit. Damit kann der Zustand des eigenen Verantwortungsbereiches ebenso festgestellt werden wie der der Mitarbeiter. Fehlende Führungseigenschaften kann auch Controlling nicht wettmachen. Es dokumentiert aber die Erfolge und gibt Hilfen bei unerwünschten Entwicklungen. 1.1 SO LESEN SIE CONTROLLINGBERICHTE RICHTIG Immer mehr Umsatzlisten, Kostenstellenberichte, Produktionskennzahlen oder Abweichungsanalysen landen auf den Schreibtischen in deutschen Büros. Immer öfter müssen sich Sachbearbeiter, Abteilungsleiter und andere Führungskräfte durch den Datendschungel kämpfen. Dass die Daten korrekt interpretiert werden, wird genauso vorausgesetzt, wie eine anschließende Stellungnahme. Bei dieser Aufgabe sorgt Controlling dafür, dass aus dem unübersehbaren Zahlenberg kleine Hügel mit zu bewältigenden Informationen werden. Jeder Controllingbericht, der auf Ihrem Schreibtisch landet, hat eine bestimmte Struktur und ist entsprechend vorgegebener Parameter erstellt worden. Wer diese kennt, dem erschließen sich Informationen von großem Wert auch für seine tägliche Arbeit. Darum gilt es, die Controllingberichte emotionslos zu analysieren, die Parameter und Bedingungen zu erkennen und dann den richtigen Nutzen daraus zu ziehen. - Inhalte verstehen - Zeit zuordnen - Vergleichen - Benutzen 1.1.1 INHALTE RICHTIG VERSTEHEN Wer sich an einen Controllingbericht setzt und diesen ohne Vorbereitung liest, hat in der Praxis schon verloren. Die Inhalte des Berichtes müssen richtig verstanden werden. Dafür ist zumindest bei neuen oder veränderten Daten eine vernünftige Einarbeit und Information über die dargestellten Werte notwendig. WAS IST DER ZWECK DES BERICHTS? Jeder Controllingbericht verfolgt einen Zweck. Alle I nhalte sind darauf ausgerichtet. Wenn die Zahlen verstanden werden sollen, dann muss dieser Zweck bekannt sein. BEISPIEL: Ein Controllingbericht im Vertrieb beinhaltet häufig eine Auflistung von Daten wie Umsatz, Deckungsbeitrag und/oder Kosten pro Kunde. Solche Berichte können unterschiedliche Aufgaben haben: So dient die Auflistung z. B. einmal dazu, die Versorgung einer Region mit den Produkten des Unternehmens zu prüfen, ein anderes Mal dazu, die Leistung des für die Region zuständigen Mitarbeiters festzuhalten. Im Gebiet "Nord" gibt es einen Kunden, der dort ein Zentrallager betreibt und bundesweit seine Filialen von diesem Lager aus beliefert. Um die Abdeckung der Regionen zu beurteilen, müssen im Controllingbericht die von diesem Kunden in andere Regionen gelieferten Mengen verteilt werden. Für die Leistung des Verkäufers müssen alle Lieferungen an den Kunden im Gebiet "Nord" dargestellt werden. Je nach Zweck hat der im Aufbau gleiche und im Wesen vergleichbare Controllingbericht einen anderen Inhalt. WAS VERBIRGT SICH HINTER DEN BEGRIFFEN? Um die Darstellung in Zeilen und Spalten übersichtlich gestalten zu können, und um in einem Bericht möglichst viele Informationen unterzubringen, werden in den dargestellten Werten Daten verdichtet. Das kann dazu führen, dass gleiche Begriffe unterschiedliche Inhalte haben. BEISPIEL: - Umsatz kann Bruttoumsatz oder Nettoumsatz sein. - Nettoumsatz kann Bruttoumsatz abzgl. Mehrwertsteuer und/oder abzgl. Erlösschmälerungen darstellen. - Erlösschmälerungen können Rabatte und/oder Skonti und/oder Gratislieferungen sein. - Lohnkosten als Stundensatz können die Lohnnebenkosten enthalten oder nicht. - In den Lohnkosten als Stundensatz können die Urlaubs und Feiertagsentgelte enthalten sein oder nicht. - Die Hochrechnung der benötigten Maschinenlaufzeiten kann saisonal geglättet sein oder ohne Saisonfaktor dargestellt werden. Die richtige Interpretation der im Bericht enthaltenen Informationen ist nur dann möglich, wenn dem Leser deren Bedeutung und die Art, wie sie berechnet wurden, bekannt ist. Klare Definitionen vermeiden Fehler in der Beurteilung und damit falsche Maßnahmen. Zur Definition der einzelnen Werte eines Controllingberichts gehört auch die Zuordnung der Zahlen zu einem Ordnungskriterium. So kann sich z. B. die Angabe von Produktionskosten auf ein Produkt, auf eine Maschine oder auf einen Prozess beziehen. TIPP: Achten Sie vor allem bei Durchschnittswerten darauf, dass der Bezug bekannt ist. Sie müssen exakt wissen, wie der Durchschnitt berechnet wurde, wie sich z. B. der angegebene durchschnittliche Krankenstand errechnet. Handelt es sich um den Durchschnitt eines Mitarbeiters, einer Abteilung, der gesamten Fertigung oder des gesamten Unternehmens?