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ZEITPLANUNG UND INPUTMANAGEMENT

Susie hat heute viel zu tun. Sie schaut in ihren Terminkalender und fragt sich fast panisch, wie sie alles unterbringen soll. Ihr Arbeitskollege bemerkt, wie sie übermäßig gestresst ist und in angsterfülltes Overthinking verfällt, und will ihr mit einem gutgemeinten Rat helfen: Wie wäre es mit ein bisschen Meditation in der Mittagspause? Es ist schließlich nachgewiesen, dass Meditation die Stressbelastung senkt, oder? Aber nach fünf Minuten Meditieren ist Susie innerlich am Durchdrehen, als ihr klar wird, dass sie jetzt noch weniger Zeit hat, und kann an nichts anderes mehr denken als den Termin um halb drei ...

Die klassischen Entspannungsmethoden, die einem oft vorgeschlagen werden, helfen nicht, wenn der Stress durch schlechte Zeitplanung hervorgerufen wird. Nur zweierlei kann Susie helfen - eine Verlängerung des Tages auf mehr als 24 Stunden oder eine Methode, um sich die Zeit besser einzuteilen. Meditation, Dehnübungen und so weiter können einem zwar gegen den unvermeidlichen Stress helfen, den jeder erlebt, aber eine bessere Zeitplanung verringert das Ausmaß der Stressbelastung von Anfang an. In diesem Kapitel geht es um intelligente und erprobte Methoden der Zeitplanung.

STRESSBEWÄLTIGUNG FÜR ANFÄNGER

Viele Menschen können ihren Stress einfach durch gute Zeitplanung bewältigen. Wenn Sie von Ängsten geplagt werden, weil Sie fürchten, Ihre Abgabetermine nicht einhalten zu können, wenn Sie sich gehetzt, überlastet und überfordert fühlen, dann ist eine gute Zeitplanungsstrategie besser für Sie als bloße Entspannungstechniken.

Eine Studie im European Journal of Psychology of Education wies darauf hin, dass die Stressbelastung von Studenten abnahm, wenn man ihnen bessere Zeitplanungsfähigkeiten vermittelte, obwohl die Arbeitsbelastung durch das Studium sich nicht änderte. Entscheidend dafür, so die Studie, war die Abnahme der subjektiven Stresswahrnehmung, auch wenn der Stundenplan gleich blieb. Eine PLOS-ONE- Metaanalyse durch Brad Aeon und seine Kollegen aus dem Jahr 2021 ergab sogar, dass Zeitplanung nicht nur die Arbeitsleistung und den Arbeitserfolg steigert, sondern dass ihre größte Wirkung darin besteht, das allgemeine Wohlbefinden und die Lebenszufriedenheit zu erhöhen.

Zeitplanung lässt sich oft auf eine grundlegende Fähigkeit zurückführen: die eigenen Prioritäten zu benennen und sich anhand dessen Ziele zu setzen. Wer das beherrscht, fühlt sich kompetenter, ist eher davon überzeugt, die Dinge in der Hand zu haben, und steigert damit indirekt auch die eigene Widerstandsfähigkeit gegen unvermeidliche Rückschläge. Wie immer hängt auch hier alles von der Bewusstheit und der geistigen Einstellung ab.

Wenn man einmal darüber nachdenkt, muss es einem nahezu seltsam erscheinen, wie viele Menschen dem Stress in ihrem Leben immer Vorrang einräumen. Wir nutzen unsere Zeit für Aktivitäten, nach denen wir uns niedergeschlagen, ängstlich oder erschöpft fühlen, und setzen Erholung und Besinnlichkeit ganz unten auf die Liste, wenn überhaupt. Wann haben Sie zum letzten Mal bewusst Erholung und Entspannung für sich eingeplant? Wenn es Ihnen wie den meisten geht, dann hat fleißiges Arbeiten für Sie Priorität, und nur was an Zeit und Kraft übrigbleibt, wenden Sie für den Rest auf. Vielleicht geht es Ihnen auch wie Susie, die verzweifelt versucht, eine erholsame Meditationspause in einen bereits übervollen Terminplan zu quetschen, was nur dazu führt, dass die erholsame Meditation zu einer weiteren stressigen Aufgabe wird.

Eine Änderung der Einstellung kann sein, zu erkennen, dass es wichtig ist, Pausen für Erholung und Entspannung einzuplanen und sie nicht bloß am Schluss des Tagesablaufs anzuhängen, wenn die wichtigeren Aufgaben erledigt sind. Das erreicht man zum Beispiel, indem man Zeit für fröhliche und angenehme Beschäftigungen einplant - oder auch einfach fürs Nichtstun. Eine positive Einstellung ist eine der wertvollsten Ressourcen im Leben, also sollte man sie pflegen und dafür sorgen, dass man sich gut fühlt.

Wer zum Overthinking neigt, hat mitunter das Problem, sich für alles verantwortlich zu fühlen. Betroffene stellen ihr eigenes Wohlbefinden und Vergnügen unbewusst zurück und glauben, dass alles Ernsthafte und Unangenehme im Leben Vorrang haben müsse, während Entspannung eine seltene Belohnung sei, die man sich verdienen müsse, indem man zuerst alle anderen Aufgaben erledigt (was nie der Fall ist).

Stressbewältigung bedeutet, unnötige Stressfaktoren abzubauen, aber auch, sich für die angenehmen Seiten des Lebens Zeit zu nehmen, die einen aufbauen und stärken. Man kann zum Beispiel den Tag mit etwas Angenehmem beginnen, anstatt sich gleich in die Pflichtaufgaben und den Alltagsstress zu stürzen. Gewöhnen Sie sich an, jede Stunde eine kurze Pause zu machen und zehn Minuten für eine Tasse Kräutertee, ein paar Dehnübungen oder einen kurzen Spaziergang einzuplanen. Planen Sie jeden Tag etwas ein, worauf Sie sich freuen können, und pflegen Sie die Kontakte zu Menschen, die Ihnen etwas bedeuten und die Ihr Leben angenehmer machen. Denken Sie daran, ein bisschen zu lachen, zu spielen und zu scherzen, und unternehmen Sie etwas, weil es Ihnen Spaß macht.

Was Sie an Ihrer Lebensweise ändern können, um Ihrem Körper zu helfen und den Stress zu verringern, wissen Sie bereits: regelmäßiger Schlaf, weniger Koffein, Sport, gesunde Ernährung und so weiter. Aber auch Ihre soziale, emotionale und geistige Gesundheit sind wichtig. Wenn Sie sich dafür nicht bewusst Zeit nehmen, kommen Sie nie dazu, sich darum zu kümmern.

Denken Sie an Susie. Sie setzt sich jeden Morgen hin und macht eine Liste, was sie am jeweiligen Tag erledigen will. Sie achtet darauf, alle wichtigen Termine aus ihrem Kalender ganz vorne einzubauen. Was aber Sport und Spaß angeht, Freunde und Familie - diese Termine landen ganz unten auf der Liste und kommen deshalb nie an die Reihe. Susie könnte sich zum Beispiel grundsätzlich dafür entscheiden, persönliche Kontakte, körperliche Gesundheit und Aktivitäten, die Spaß machen, wichtiger zu nehmen und ihnen jeden Tag eine bestimmte Zeit einzuräumen. Aber wenn dann nicht mehr genug Zeit für die Arbeit bleibt? Dann ist die Arbeit nicht die richtige für Susie.

Zeitplanung ist nicht nur eine oberflächliche Methode, sämtliche anstehenden Aufgaben im Tagesablauf unterzubringen, sondern man kann damit sein ganzes Leben strukturieren und der eigenen Lebensweise ein Gerüst geben. Dadurch fällt es leichter, die eigenen Ressourcen und Kräfte möglichst auf die Dinge zu verwenden, die am wichtigsten ist. Es geht nicht darum, so viel Arbeit wie nur möglich in den Tag zu quetschen. Vielmehr geht es darum, ein ausgewogenes Verhältnis zu finden und sich das Leben in dem Wissen anzuschauen, dass die Prioritäten, die man setzt, die eigenen Werte widerspiegeln.

Seien wir einmal ehrlich: Es wird immer etwas Neues auftauchen, das nach unserer Aufmerksamkeit verlangt und uns die Zeit stiehlt. Wir müssen alle selbst darauf achten, unser Leben bewusst so zu lenken, dass wir unsere Zeit und unsere Kraft bestmöglich einsetzen. Ein gutes allgemeines Rahmenwerk dafür sieht so aus:

1. Überlegen Sie, welche Werte und Prioritäten Sie im Leben verfolgen. Welche drei Punkte sind Ihnen am wichtigsten?
2. Beobachten Sie eine Woche lang, wie Sie Ihre verfügbare Zeit einsetzen. Protokollieren Sie stundenweise, was Sie wann tun.
3. Analysieren Sie diese Daten: Wo verbringen Sie die meiste Zeit? Wo die wenigste? Fragen Sie sich, ob das, was Sie mit Ihrer Zeit anfangen, Ihren Werten entspricht. Wenn Ihnen zum Beispiel Ihre Familie, Ihr eigenes Unternehmen und Ihre körperliche Form am wichtigsten sind, wieso verbringen Sie dann 90 Prozent der Zeit, in der Sie nicht schlafen, allein mit Ihrer Arbeit?
4. Bauen Sie Ihren Zeitplan anhand Ihrer Werte und Prinzipien um, sodass er Ihren Prioritäten entspricht.
5. Beobachten Sie sich jetzt erneut selbst, um zu sehen, wie es Ihnen dabei geht, was funktioniert und wo noch Änderungen nötig sind.

Zum Beispiel könnte sich herausstellen, dass Ihnen ungestörte Zeit zum Nachdenken, Ihre Unabhängigkeit und die Möglichkeit, schöpferisch und künstlerisch tätig zu werden, viel bedeuten, Sie aber nach einer Woche Selbstbeobachtung feststellen, dass Sie nur einen winzigen Bruchteil Ihrer Zeit mit der Erfüllung dieser drei Werte verbringen und dass stattdessen ablenkende Medien und anstrengende Kunden, die sich unbedingt nach Feierabend melden müssen, Ihren Alltag bestimmen.

In diesem Fall würde Stressbewältigung für Sie nicht bedeuten, in Ihrem Leben Platz für stundenlanges Scrollen durch die sozialen Netzwerke und für Fernsehsendungen zu schaffen oder neuartige Methoden zu finden, um aufdringliche Kunden zufriedenzustellen. Vielmehr wird Stressbewältigung für Sie dazu führen, dass Sie Ihr Leben klarer strukturieren und Grenzen setzen, damit Sie mehr von dem haben, was Sie glücklich macht, und weniger von dem, was Sie nicht glücklich macht. Vielleicht machen Sie es sich zur Regel, nach 17 Uhr Smartphone und Fernseher nicht mehr einzuschalten. Oder Sie richten eine automatische E-Mail-Antwort für Kunden ein, die sich nicht an den Feierabend halten wollen.

Es hat keinen Sinn, sich mit Zeitplanung zu beschäftigen, solange Sie Ihre eigenen Ziele und Prioritäten nicht kennen. Gute Zeitplanung hängt davon ab, welche Ergebnisse Sie erreichen wollen, und dafür müssen Sie zuerst Ihre Werte festlegen. Mit Ihren Werten im Kopf können Sie dann entscheiden, was Ihnen wichtig ist, das heißt, Sie können Tätigkeiten und Aufgaben in eine Rangfolge bringen.

Fangen Sie jeden Tag mit Ihren Prioritäten an,...