1    Einführung in SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM)

In der Vergangenheit haben die meisten Kunden dem Lebenszyklus von Daten in Ihrem SAP-System keine besondere Aufmerksamkeit gewidmet. Daten löschen? Lieber nicht, sie könnten ja noch mal gebraucht werden. Eine zentrale Stelle zur Aufbewahrung aller Daten? Ich wüsste nicht, wie. Doch das Thema hat mit DSGVO und Co. an Bedeutung gewonnen, und SAP bietet mit SAP ILM eine Lösung an, die wir Ihnen in diesem Buch umfassend vorstellen möchten.

Was verbirgt sich hinter dem Begriff Information Lifecycle Management (ILM)? Und warum hört man ihn in letzter Zeit so häufig im Zusammenhang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO ) und dem vereinfachten Sperren und Löschen von Daten in der SAP Business Suite und in SAP S/4 HANA? Vielleicht sind Sie ein Leser oder eine Leserin, der oder die in diesem Buch eine fundierte Antwort auf diese Frage sucht. Vielleicht kennen Sie aber bereits einige Aspekte dieses Konzepts und sind auf der Suche nach noch mehr fundiertem Wissen und Details. In beiden Fällen haben wir vieles für Sie zu bieten. Beginnen wir mit den Grundlagen und der Entstehungsgeschichte von ILM.

1.1    Von der Datenarchivierung zu ILM: Wo der Schuh drückte und was Abhilfe schaffte

Vor ein paar Jahren wurde das Team, in dem ich damals mitwirkte (die zentrale Gruppe, die für die Datenarchivierung bei SAP zuständig war) bei Kontakten mit Ihnen – Kunden, Beratern, Partnern – immer häufiger mit der Frage konfrontiert, inwiefern SAP ILM nützlich sein und was seine Vorteile sein könnten. Wir möchten hier schon mal einige Themen vorwegnehmen, auf die wir im Laufe des Buches noch zu sprechen kommen werden. Externe Faktoren für die Einführung von SAP ILM könnten z. B. sein:

• gesetzliche Aufbewahrungspflichten

• Produkthaftung

• Gerichtsverfahren (rechtsfallbedingte Sperren, E-Discovery)

• Steuermeldungen, Prüfungen

• neue Technologien

Es gibt zusätzlich auch noch einige unternehmensinterne Problemstellungen, für die der Einsatz von ILM die Lösung sein könnte:

• hohe Kosten für Hardware und Administration

• Richtlinien und Service Level Agreements

• Harmonisierung/Zentralisierung der Systemlandschaft

• Fusionen und Übernahmen

SAP ILM kann, als Lösung für o. g. Anforderungen, zu folgenden positiven Ergebnissen für Ihr Unternehmen führen:

• reduziertes Datenvolumen

• Gesetzeskonformität

• weniger Risiken

• reduzierte Gesamtbetriebskosten

Der Grund für das vermehrte Interesse der Kunden schien in zunehmenden gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrungsdauer und zum Aufbewahrungsort von Daten zu liegen. Es ist mehr als logisch, dass Kunden den Wunsch haben, Aufbewahrungsdauern für ihre Daten ebenfalls im SAP-System zu hinterlegen und darüber hinaus vom System erwarten, dass es Sie darauf aufmerksam macht, wann diese Zeiten abgelaufen sind und Archivdateien gelöscht werden können oder, je nach Gesetzeslage, gar gelöscht werden müssen. Auch die steigende Anzahl an Gerichtsverfahren und damit die Notwendigkeit, die davon betroffenen Daten zu identifizieren und sie bis zum Abschluss des Verfahrens vor der Löschung zu schützen (insbesondere dann, wenn die standardmäßige Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist), ließ das Interesse an ILM wachsen.

Ein weiterer Grund schien der steigende Trend zur Harmonisierung und Konsolidierung von Systemlandschaften sowie der bekannte Kundenwunsch nach Senkung der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) zu sein.

Eine Antwort auf diese Problemstellungen hatten wir damals noch nicht. Die nach wie vor gefragte SAP-Datenarchivierung bot nun einmal keine Möglichkeit der Definition von Aufbewahrungsdauern für die Daten. Auch die Möglichkeit, archivierte Daten in einen Gerichtsfall (Legal Case) aufzunehmen und dem System beizubringen, die Freigabe zur Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist so lange zu verzögern, bis der Gerichtsfall abgeschlossen ist, gab es nicht.

Und schließlich konnte die SAP-Datenarchivierung auch im Fall von Firmenfusionen, Übernahmen und bei der Harmonisierung und Konsolidierung von Systemlandschaften nicht mit einer Möglichkeit zur Harmonisierung und Reduzierung der Anzahl Ihrer Systeme dienen, wenn Sie den Wunsch hatten, manche davon stillzulegen. So begannen wir also, nach einer Lösung zu suchen. Könnte die Datenarchivierung hierbei helfen? Das fragten wir uns. Ja, glaubten wir. Was genau wären dann die gesuchten neuen Funktionalitäten, und wie sollten sie im Detail aussehen?

Uns war klar, dass die Datenarchivierung nach wie vor benötigt würde, vielleicht gar noch mehr als zuvor, denn unsere Kunden suchen (funktionale) Antworten auf ihre dringlichen Fragen immer in ihrer Nähe.

So identifizierten wir die folgenden vier Bereiche (siehe Abbildung 1.1), die Anforderungen und Lösungsansätze zusammenbringen und die wir in einem »Pizzamodell« visualisiert haben:

• Datenarchivierung

• Systemstilllegung

• alles rund um die Aufbewahrungsdauer Ihrer Daten

• Verwalten der Daten Ihrer Gerichtsfälle samt entsprechendem Löschschutz

Für den ersten Bereich – die Datenarchivierung – gab es bereits eine Lösung. Die übrigen drei Bereiche begannen erst, in unseren Köpfen Form anzunehmen.

Abbildung 1.1    Neue Anforderungen und neue Lösungsansätze

An dieser Stelle wurde uns noch ein weiterer Aspekt klar. Viele Kunden speichern ihre Archivdateien in einem darauf spezialisierten Ablagesystem eines externen Anbieters. Wollten wir der Archivdatei einen »Aufkleber« mit der Aufbewahrungsdauer oder gar noch einen weiteren mit Informationen zum dazugehörigen Gerichtsfall (Legal Case) verpassen, reichte es nicht, das SAP-Coding um entsprechende Funktionalitäten zu erweitern. Wir mussten auch einen Weg finden, einer breiten Masse an Ablagesystemen diese neuen Eigenschaften der Archivdatei beizubringen. Und wenn wir den gerade erwähnten Kundenwunsch des Löschens von Archivdateien nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsdauer weiterdachten, so war auch hier der Fall, dass der externe Anbieter eine solche Löschung ab einem bestimmten Datum erlauben, davor aber strikt verbieten muss. Dass auch externe Anbieter ihre Software entsprechend würden anpassen müssen, war die Geburtsstunde der sogenannten BC-ILM-Zertifizierung für Ablagesysteme.

Für all das Neue brauchten wir einen Namen. Es war zu viel Neues, zu sehr anders, mächtiger, als dass wir nach wie vor »nur« von einer neuesten Version der SAP-Datenarchivierung sprechen wollten. Wir entschieden uns für den Namen Information Lifecycle Management mit der Abkürzung ILM.

Von nun an sprachen wir zur Abgrenzung dann auch von der klassischen Datenarchivierung und meinten damit den Umfang, den die Datenarchivierung hatte, bevor die neuen Komponenten im Pizzamodell (siehe Abbildung 1.1) zu entstehen begannen.

Wenn Sie kurz über den »Aufkleber« mit der berechneten Aufbewahrungszeit nachdenken, kommen Sie, so wie wir damals auch, zu dem Schluss, dass die Archivdateien, die ein sogenannter Archivlauf erzeugt (Sie planen ihn unter der Angabe der von Ihnen erstellen...