Word Hacks (eBook)

365 praktische Lösungen für konkrete Aufgabenstellungen

G. O. Tuhls (Autor)

eBook Download: EPUB

2024 | 1. Auflage
352 Seiten
MITP Verlags GmbH & Co. KG
978-3-7475-0777-3 (ISBN)

Tipps und Tricks für häufig gebrauchte sowie besonders nützliche, jedoch weniger bekannte Word-Funktionen
Leicht verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen von alltäglichen Aufgabenstellungen bis hin zu Spezialfällen
Effektivität steigern durch Funktionserweiterungen mit Patches und Makros

Immer die passende Funktion zur Hand

Microsoft Word ist ein mächtiges Werkzeug für die Textverarbeitung, doch um die Software effektiv einzusetzen, müssen Sie wissen, welche Funktionen sich für Ihren Einsatzzweck am besten eignen und wie sie zu finden sind. Mit diesem Buch erhalten Sie praktische Lösungen sowohl für die häufigsten Aufgabenstellungen als auch für besondere Anwendungsfälle.

Übersichtliches Kompendium für schnelle Problemlösungen

Alle Word Hacks sind übersichtlich gegliedert und thematisch sortiert, sodass Sie schnell und einfach die passende Funktion für Ihre Aufgabenstellungen finden. Detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen Ihnen, die Lösungen nachzuvollziehen und sofort umzusetzen.

Textverarbeitung so effektiv wie nie

Der Umfang der beschriebenen Lösungen erstreckt sich von alltäglichen Aufgabenstellungen wie dem Einrichten einer Seite und dem Erstellen von Vorlagen bis hin zu Spezialitäten wie Platzhaltersuche und Automatisierung mit Feldfunktionen und Makros. So erleichtern Sie sich Ihren Arbeitsalltag und können Ihre Effektivität bei der Textverarbeitung erheblich steigern.

Aus dem Inhalt:

Seite und Briefkopf einrichten
Kopf- und Fußzeilen
Seitennummerierung
Korrekte Silbentrennung
Suchen mit Mustererkennung
Nummerierte Listen und Gliederungen
Format- und Dokumentvorlagen
Verzeichnisse erstellen
Tabellen
Serienbriefe und Formulare
Überarbeitung und Versionierung
Backups und Wiederherstellung
Feldfunktionen und Makros

Für Microsoft Word für Windows (in Microsoft 365 sowie Office 2016, 2019 und 2021)

G.O. Tuhls beschäftigt sich seit dem Aufkommen der ersten »Textautomaten« intensiv mit dem Thema Textverarbeitung. Er war viele Jahre als Office-Trainer mit den Schwerpunkten Kommunikation, Präsentationen und Korrespondenz tätig und unterstützt als Helfer und Moderator Word- und PowerPoint-Nutzer im Forum »Microsoft Answers«.

Kapitel 1:
Das virtuelle Blatt Papier

Die Größe des Papiers, auf das etwas gedruckt werden soll, ist Grundlage für das virtuelle Blatt auf dem Monitor.

1.1 Das Papierformat

Das Papierformat‌ A4 (210 × 297 mm) ist per se das passende Format, wenn es ums Selbstdrucken oder Drucken im Copyshop geht. Beim Buchdruck kommen meist kleinere Blattgrößen zum Einsatz. Diese und viele weitere Einstellungen finden Sie in der Registerkarte Layout|Seitenränder|Benutzerdefinierte Seitenränder.

Der Dialog Seite einrichten besitzt drei Register mit unterschiedlichen Einstellungen, die nicht sehr übersichtlich sind.

Abb. 1.1: Die drei Register in Seite einrichten

Die Buchstaben in Abbildung 1.1 und Tabelle 1.1 ordnen die Einstellungen der drei Registerkarten den Erläuterungen in diesem Buch zu und zeigen Redundanzen in der Menüführung von Word auf.

Tabelle 1.1: Die Einstellungen des Dialogs Seiteeinrichten

	Einstellung	redundant in	erklärt in

Register Seitenränder

Seitenränder

–

Hack 1.1.2

Ausrichtung

Layout|Seite einrichten:

Mehrere Seiten

–

Hack 1.1.4

Übernehmen für

–

Hack 1.1.6

Register Papier

Papierformat

Layout|Seite einrichten: Format

Abschnitt 1.1

Papierzufuhr

–

Druckoptionen

Datei|Optionen|Anzeige

Register Layout

Abschnitt

Layout|Seite einrichten: Umbrüche

Hack 1.1.6

Kopf- und Fußzeilen

RegKarte Kopf- und Fusszeile, wenn aktiv

Kapitel 3

j)	Abstand vom Seitenrand

Vertikale Ausrichtung

–

Hack 1.1.5

Als Standard festlegen

–

Hack 1.1.6

1.1.1 Lineale einblenden

Word unterstützt die Orientierung auf dem virtuellen Blatt durch zwei Lineale‌, die in der Grundeinstellung nicht angezeigt werden.

Lösung

Blenden Sie die Lineale mit Ansicht|Anzeigen: Lineal ein.

Sollte nur das horizontale Lineal über dem Blatt, aber nicht das vertikale links neben dem Blatt angezeigt werden, hilft

Datei|Optionen|Erweitert|Anzeigen: Vertikales Lineal im Drucklayout anzeigen.

Um ein Papierformat und dessen nicht zu bedruckende Ränder einzurichten, rufen Sie den Dialog Seite einrichten mit Layout|Seite einrichten: Seitenränder|Benutzerdefinierte Seitenränder auf.

Tipp

Schneller führt Sie ein Doppelklick in den grauen Bereich des horizontalen Lineals oder irgendwo ins vertikale Lineal dorthin.

1.1.2 Seitenränder festlegen

Rund ums Geschriebene braucht das Blatt einen freien Rand, fachtechnisch »Stege« genannt, denn

es ist optisch angenehmer, wenn nicht bis zum Rand geschrieben wird und
die meisten Drucker sind nicht in der Lage, bis zum Blattrand zu drucken.[1]

Das Verhältnis von bedruckten zu unbedruckten Teilen hängt davon ab, um welche Art von Dokument es sich handelt. Bei Briefbogen und Berichten etc. auf A4 können Sie sich nach den Vorgaben der DIN5008 richten, siehe Kapitel 2.

Daneben gibt es keine konkreten Vorgaben, aber mehr oder weniger komplizierte Empfehlungen bis hin zur Berechnung des Satzspiegels nach dem »Goldenen Schnitt«.

Abb. 1.2: Die Stege um die Satzspiegel einer Doppelseite

Lösung

Am einfachsten bedienen Sie sich folgender Methode:

Legen Sie zuerst nach Gutdünken fest, wie breit der Innensteg sein soll, z.B. 1 cm für Fachtexte oder Prosa. Lyrik wird meist mit überbreiten Stegen und kleinem Satzspiegel publiziert. Nach diesem Maß richten sich dann die anderen Stege:

der obere wird 1½-mal so breit wie der innere,
der untere 2½-mal und
der äußere doppelt so breit.

Zum Innensteg muss meist noch ein Heftrand zum Binden der Blätter hinzugerechnet werden (darum »Bundsteg«), damit der Text nicht zu eng am Falz‌ liegt:‌

für die klassische Klebebindung bis zu 1 cm,
für Aktenheftung 2 bis 2,54 cm,
für Heftung mittels Tacker oder Klemmschiene mindestens 1 cm.

Bei Ringbindung‌ kann der Bundsteg knapper gehalten werden, weil beim Aufklappen die Seiten vollflächig sichtbar sind und der Heftrand optisch Teil des Blattrands ist.

Ein erweiterter Bundsteg geht natürlich zulasten der Satzspiegelbreite. In den Word-Einstellungen besitzen Innensteg und Bundsteg separate Einstellungen.

Abb. 1.3: Satzspiegel und Heftrand

Die so ermittelten Maße für die Seitenränder übertragen Sie in die Registerkarte Seitenränder (Abbildung 1.1 a) des Dialogs Seite einrichten, wie in Abbildung 1.4 zu sehen.

Abb. 1.4: Stege einrichten

Tipp

Die Stege lassen sich auch mit der Maus einstellen, indem Sie

im horizontalen Lineal die Einzüge verändern und
im vertikalen Lineal die Grenzlinie zwischen weißem und grauem Bereich mit der Maus greifen und verschieben.

1.1.3 Seitenränder außerhalb des druckbaren Bereichs

Wenn Word beim Einrichten der Seite meldet, dass die Ränder zu schmal für den Druck sind, beherzigen Sie das bitte und übernehmen Sie die Mindestmaße mit Korrigieren. Die Ränder werden dann automatisch auf die vom Drucker mitgeteilten Mindestmaße gesetzt.‌‌‌‌).

Abb. 1.5: Korrektur der Stege auf die Drucker-Mindestmaße

Behalten Sie die zu geringen Stege bei, schneidet der Drucker alles in die Mindestbreiten Hineinragende rigoros ab.

Abb. 1.6: Ignorierte Inhalte außerhalb des Druckbereichs

1.1.4 Seite einrichten für beidseitigen Druck

‌‌‌‌Beim beidseitigen Druck stehen sich zwei Seiten gegenüber und bedürfen deshalb einer symmetrischen Aufteilung beider Seiten, am Falz gespiegelt (vgl. Abbildung 1.2).[2]

Lösung

Wählen Sie in der Registerkarte Seitenränder des Dialogs Seite einrichten bei Mehrere Seiten die Einstellung Gegenüberliegende Seiten. (Abbildung 1.1 c)

Erklärung

Der Dialog Seite einrichten passt sich dieser Einstellung an, indem die Stege mit innen und außen bezeichnet werden.

Wichtig

Die Option Gerade/ungerade anders für Kopf- und Fußzeilen in der Registerkarte Layout bewirkt lediglich, dass Word für Kopf- und Fußzeilen auf geraden und ungeraden Seiten voneinander unabhängige Platzhalter vorsieht, sie hat aber keinen Einfluss auf die Seitenränder.

1.1.5 Text auf der Seite vertikal ausrichten/anordnen

Üblicherweise fängt der Fließtext oben links an und endet unten rechts. Möchte man es anders haben, hilft die Vertikale Ausrichtung.

Lösung

Wählen Sie im Dialog Seite einrichten, Register Layout eine der vier Ausrichtungsformen aus. (Abbildung 1.1 k)

Vorsicht

Vorsicht beim vertikalen Blocksatz! Abbildung 1.7 zeigt, warum: Sämtliche Abstandsabstände werden missachtet.

Abb. 1.7: Vertikale Textausrichtung

1.1.6 Unterschiedliche Seiteneinstellungen in einem Dokument

Alle Seiteneinstellungen lassen sich auf unterschiedliche Bereiche des Dokuments anwenden, sodass mehrere verschiedene Seiteneinstellungen innerhalb eines Dokuments genutzt werden können.

Lösung

In allen drei Registern des...

Erscheint lt. Verlag	29.2.2024
Sprache	deutsch
Themenwelt	Mathematik / Informatik ► Informatik
ISBN-10	3-7475-0777-8 / 3747507778
ISBN-13	978-3-7475-0777-3 / 9783747507773

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