BWL-Einführung (eBook)

2.3 Die Buchführung

espresso-Verständnis | Die Buchführung erfordert eine lückenlose, sachlich und zeitlich geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle anhand von Belegen.

espresso-Verständnis | Die Buchführung hat mehrere grundlegende Ziele. Sie soll die Geschäftsvorfälle im Unternehmen systematisch und chronologisch dokumentieren und einem sachkundigen Dritten einen umfassenden Einblick in die Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage geben.

espresso-Wissen | Kaufleute sind zur Buchführung verpflichtet. Ein Gewerbe liegt vor, wenn das Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erforderlich macht. Im Bilanzmodernisierungsgesetz (§ 241a HGB) wurden jedoch kleinere Unternehmen von der Buchführungspflicht befreit. Auch das Steuerrecht sieht eine Buchführungspflicht vor, der zufolge Aufzeichnungen zu erstellen sind, soweit diese für die Besteuerung von Relevanz sind.

Das Handelsgesetzbuch legt in § 238 HGB fest, welche Bedingungen bei der Buchführung einzuhalten sind:

Unbestimmt ist der Begriff „sachverständiger Dritter“. Hierbei kann es sich um einen Wirtschaftsprüfer, einen Finanzbeamten oder um einen Gläubiger oder Anteilseigner handeln.

Auch das Steuerrecht stellt konkrete Anforderungen an die Buchführung. Wenn beispielsweise für Buchungen keine Belege vorhanden sind, ist die Buchführung nicht korrekt. Dies kann dazu führen, dass das Finanzamt nach § 162 der Abgabenordnung (AO) eine Schätzung vornimmt.

Die wichtigste Grundlage für die Buchführung in der Praxis sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Sie fassen sowohl einzelne Gesetze als auch kaufmännische Handelsbräuche (Usancen) zusammen.

Eine solche Maxime ist der Richtigkeitsgrundsatz, demzufolge nur wahre Buchungen erfolgen dürfen für Geschäftsvorfälle, die sich tatsächlich ereignet haben. Scheinbuchungen sind verboten.

Ein weiterer Grundsatz besteht in der Klarheit. Alle Buchungen müssen klar, transparent, nachvollziehbar und eindeutig sein. Darüber hinaus dürfen Buchungen nicht im Nachhinein verändert werden. Buchhaltungssoftware ist daher einer Zulassung unterworfen. Nur Programme, bei denen die Eintragungen nicht gelöscht werden können, dürfen verwendet werden. Bei einer Fehlbuchung, wie sie durch einen Tippfehler entstehen kann, muss der Buchungssatz „storniert“ werden. Er erscheint dann auf dem Bildschirm als durchgestrichen. Eine Löschung wird vom Programm blockiert, damit Wirtschaftsprüfer oder das Finanzamt nachvollziehen können, ob es sich um eine Manipulation oder um eine versehentliche Fehleingabe handelt. Dieselbe Vorschrift gilt übrigens auch für Registrierkassen. Auch diese sind technisch so konstruiert, dass falsche Eingaben nur storniert, aber nicht gelöscht werden können.

In der Buchhaltung muss jede Buchung durch einen Beleg gesichert sein. Ohne einen Beleg darf keine Buchung erfolgen. Es gibt jedoch Ausnahmen: Eine generelle Ausnahme liegt vor, wenn für eine Transaktion kein Beleg aufgrund der Art des Vorgangs vorhanden ist. So können Abschreibungen auf Maschinen nicht belegt werden, da es für sie naturgemäß keine „Rechnung“ gibt. In diesem Fall wird ein Abschreibungsbeleg erstellt. Für Belegarten, die eine Rechnung voraussetzen, kann nur in äußersten Ausnahmefällen ein Ersatzbeleg angefertigt werden. Grundsätzlich gilt: Keine Buchung ohne Beleg. Buchführungsunterlagen wie Belege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Für Geschäftsbriefe gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren.

Die Erfassung der Belege sollte zeitnah erfolgen. Die Belege müssen sorgfältig sortiert, systematisch und fortlaufend eingeordnet werden. Die Buchungen müs-​sen lückenlos und für Dritte nachvollziehbar und übersichtlich sein. Dies gilt auch für unternehmensinterne Abkürzungen.